¿Te has preguntado como optimizar la compra de materiales y la contratación de servicios en el sector construcción? Tenemos una solución en 5 pasos.

Una de las preguntas recurrentes realizada por los constructores afiliados a Licify es como desde la plataforma podemos sugerir un método para estructurar adecuadamente la gestión de las compras y contratación de servicios con un proceso que permita generar negociaciones gana-gana con proveedores idóneos. Un excelente método es realizar el análisis del gasto de la compañía mediante la gestión por categorías utilizando la Matriz Kraljic.

El objetivo del método es identificar correctamente la estrategia ideal de negociación de acuerdo a la ubicación de la categoría según el cuadrante (Figura 1). La implementación de la Matriz Kraljic en los departamentos de abastecimiento del sector construcción permitirá definir las políticas de compra y contratación de servicios para cada cuadrante de la matriz, traducido en mejores condiciones de pago, optimización de tiempos logísticos en entregas, e incremento en la productividad de las partes involucradas.

A continuación, explicamos la implementación de la matriz Kraljic en 5 sencillos pasos:

Paso 1 – Agrupar las categorías

El primer paso para aplicar el método es realizar la agrupación de las compras de bienes y servicios en categorías, identificando el volumen de gastos realizados en la organización durante el último año. En el sector de la construcción son habituales para este análisis categorías como: suministro de acero, cemento, agregados pétreos, concreto, suministro e instalación de redes hidrosanitarias, gas, red contra incendio, ascensores, estructura y mampostería.

Paso 2 – Buscar los datos

El segundo paso del método consiste en calificar cada categoría desde dos dimensiones. La primera dimensión es el impacto financiero de la categoría (eje Y) frente a los costos totales del proyecto; la segunda dimensión es el riesgo en el suministro o incumplimiento por parte del proveedor (eje X).

Para hacer esta calificación de manera adecuada, se debe buscar los datos financieros y de disponibilidad de materiales por parte de los proveedores. Es fundamental que estos datos provengan de una fuente confiable o especializada como el área de control de costos o presupuestos de la compañía.

Paso 3 – Ubicar las categorías

El tercer paso consiste en realizar la ubicación de las categorías en cada cuadrante, de acuerdo a los datos obtenidos. Las categorías serán representadas en la matriz por globos cuyo volumen será determinado por el valor de las compras, los cuales estarán distribuidos a lo largo de toda la matriz.

Paso 4 – Análisis de los resultados

Luego de realizar la ubicación de las categorías, procedemos a realizar el análisis de cada cuadrante y definir la estrategia de negociación a utilizar para cada categoría:

  • Categorías estratégicas: En este cuadrante se ubicarán productos y servicios que habitualmente hacen parte del 80% del pareto de los proyectos de construcción como suministro de acero, cemento y concreto. La mejor estrategia de negociación para este cuadrante será la implementación de alianzas estratégicas con el proveedor que aseguren la calidad y buen precio a largo plazo.

    La alianza estratégica debe generar una relación estrecha entre las partes en donde se vincule al proveedor desde una etapa temprana de los proyectos con integración vertical y técnicas de logística inversa garantizando un enfoque de valor a largo plazo que permita negociar con alta precisión las especificaciones técnicas, condiciones de entrega, condiciones logísticas, forma de pago, requerimientos ambientales y requerimientos de seguridad y salud en el trabajo.

  • Categorías apalancadas (El mejor cuadrante para negociar): En este cuadrante se ubicarán los productos y servicios con la mayor posibilidad de ahorro debido a su un alto impacto financiero y alto número de proveedores oferentes en el mercado en donde la calidad está estandarizada, por lo cual el riesgo en el suministro es bajo.

    La estrategia de negociación recomendada para este cuadrante será promover la sana competencia entre proponentes con métodos abreviados de negociación como la subasta inversa con agregación de demanda, que le permitan al comprador alcanzar ahorros y reducción de costos que impactarán de manera muy positiva los estados financieros de los proyectos.

  • Categorías rutinarias: En este cuadrante se ubicarán las compras de materiales y servicios con un bajo riesgo en el suministro, un número importante de proveedores en el mercado, un bajo impacto financiero y un alto nivel de operatividad (compras de bajos montos repetitivas en el tiempo), por lo cual la mejor estrategia de negociación será la implementación de sistemas de contratación por volumen (acuerdo marco con fijación de precios a largo plazo). La consecuencia de las negociaciones por acuerdos marco será la reducción del número de proveedores por categoría en donde el ahorro más importante se obtiene por la optimización de los tiempos operativos de la negociación, generación automática de órdenes de compra (reducción operatividad de la compra), flujos de aprobación simplificados y optimización de la logística de entrega por parte de los proveedores.

    Es recomendable que las negociaciones realizadas para este cuadrante se centren en el incremento de la productividad mediante la estandarización y reducción de referencias, optimización de los procesos logísticos, optimización de inventarios y reducción de tiempos operativos, invitando a los proveedores a brindar soluciones de este tipo desde la negociación. Un buen ejemplo es realizar una negociación que garantizase la entrega de los productos en un empaque estandarizado (volumen y peso estándar) de fácil manejo en obra de modo que se optimice no solo los costos de transporte para el proveedor sino también el inventario y el re-abastecimiento en los proyectos.

  • Categorías cuellos de botella: Las categorías ubicadas en este cuadrante se caracterizan por tener un bajo impacto financiero, pero gran dependencia al proveedor para el suministro de productos o servicios con un elevado grado de especialización (insumos desarrollados específicamente para el cliente). La mejor estrategia de negociación será garantizar la implementación de tácticas que sean encaminadas a disminuir la dependencia hacia el proveedor desde dos perspectivas posibles: la búsqueda de productos o servicios sustitutos con proveedores alternativos (nuevos sistemas constructivos, innovación y procesos tecnológicos diferentes) o garantizando el suministro mediante acuerdos formalizados a largo plazo con penalidades frente a los incumplimientos que garanticen el abastecimiento.

    El mayor beneficio de la implementación de esta metodología será el desarrollo, profesionalización y especialización consistente de los proveedores que hacen parte de la cadena productiva de la compañía, siendo estos aliados estratégicos para el cumplimiento de las metas establecidas para la organización.

Paso 5: Hazlo tu mismo con la plantilla en Excel de Licify

Desde LICIFY queremos hacer parte de la transformación de tu proceso de compras y contratación, es por esto que hemos diseñado la plantilla en Excel que te ayudará con la gráfica de la matriz para tu empresa. Te invitamos a descargar el archivo y seguir los pasos indicados para garantizar el éxito de tu análisis.

Author

Elsa es ingeniera civil apasionada por el mundo de las negociaciones en donde tiene como prioridad el relacionamiento justo entre las partes que permitan el desarrollo y el crecimiento de las empresas como aliados estratégicos. Cuenta con una trayectoria de más de 10 años liderando los procesos de compras y contrataciones de importantes empresas de construcción en Colombia, lo que la ratifica como una de nuestra expertas en la familia Licify. Actualmente se desempeña como COO en nuestra organización.

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