Cinco recomendaciones para que mejores el rendimiento del área de compras y aumentes las probabilidades de cumplir el presupuesto y el cronograma de obra.

Las compras en proyectos de construcción pueden representar hasta un 75% de los costos, razón por la cual, las buenas prácticas no pueden quedar relegadas a un segundo plano dentro de las constructoras.

Fue por esto que Licify y la consultora financiera SCI Investment & Merchant Bank, realizaron una investigación para identificar esas acciones valiosas que marcan una diferencia a la hora de comprar y contratar, y producen impactos significativos en mitigar sobre-costos y retrasos.

El impacto de las buenas prácticas

Las buenas prácticas tienen un impacto positivo sobre cumplimiento de tiempos y presupuesto. Lo anterior se logra dimensionar cuando se comparan las empresas que siguen las buenas prácticas, versus, las que no las siguen.

En primer lugar, la investigación permitió evidenciar que en las empresas que aplican buenas prácticas, el 66,6% de los proyectos cumplen el presupuesto original, mientras que en las empresas donde no se implementan, el cumplimiento presupuestal solo sucede en el 38,9% de los proyectos.

Esta diferencia entre quienes siguen y no siguen buenas prácticas, son más marcadas cuando se analiza el cumplimiento de cronogramas. En las empresas que siguen las buenas prácticas, el 91% de los proyectos cumple el cronograma original, mientras que en las empresas que no las siguen, el 45,3% de los proyectos sufren retrasos superiores a 3 meses.

De esta manera, el seguir las buenas prácticas no solo indica un mejor control de costos, sino también una mejor organización en los procesos de compras, y por ende, cumplimientos del cronograma de obra.

¿Cuáles son las cinco prácticas ganadoras?

Después de recoger y analizar los datos correspondientes, nuestra investigación arroja que las siguientes 5 prácticas favorecen de manera significativa los resultados de los proyectos.

1. Asignar un rol estratégico al departamento de compras

Las empresas de construcción que a la hora de empezar cualquier proyecto le otorgan un papel preponderante al departamento de compras, en espacial en lo relacionado al control de sus costos, obtienen mejores resultados.

Este rol estratégico se materializa (i) asignando tareas de investigación, estudio y selección de nuevos proveedores, (ii) definiendo objetivos claros y cuantificables para el departamento de compras, y (iii) asegurando que el área de compras participe desde el principio en el diseño y planeación de los proyectos.

Asignar un rol estratégico al departamento de compras favorecerá notablemente desde la consecución de descuentos hasta el cumplimiento, por parte de los proveedores, de los diferentes compromisos dentro del proceso.

2. Centralice y agrupe las compras y contratos

Tener un área centralizada de compras se traduce en grandes beneficios para las empresas constructoras, más aún si se compara con las empresas que dejan a cada director de obra realizar las compras de forma autónoma y sin coordinación.

El principal beneficio de centralizar compras y contratos es poder agrupar diferentes proyectos en una misma licitación, lo que ayudará a obtener mejores precios con los proveedores y una mejor programación para los proyectos.

3. Compare las propuestas mediante procesos y formatos estandarizados

El análisis consistente de las propuestas es fundamental. Por ello, es muy importante establecer políticas, procesos y mecanismos de control que permitan la comparación clara de la información.

Las empresas constructoras que fomentan el uso de manuales de compra estandarizados, que realizan auditorias para sus procesos de compra y que definen con buen juicio los procesos de análisis para la selección de las mejores propuestas, evitan la realización de compras que desemboquen en la elección de proveedores elegidos “a dedo”.

Adicionalmente, es recomendable enseñar a los proveedores a cotizar en formatos ya predefinidos que facilitan la comparación de las propuestas. En algunos casos, especialmente en contrataciones “sensibles”, la constructora puede solicitar que el proveedor detalle sus costos y cómo construye el precio final (“libro abierto”) para garantizar que la propuesta sea coherente y ajustada a las realidades del mercado.

Finalmente, las empresas que implementan estas buenas prácticas, adoptan de manera sistemática la costumbre de realizar múltiples rondas de negociación para reducir precios.

4. Evalúe y retroalimente a sus proveedores de manera rigurosa

Sus proveedores son sus aliados estratégicos. Evaluar y calificar la excelencia de los proveedores con escalas de 1 a 5 en diferentes dimensiones como la disponibilidad de los productos, los tiempos de entrega y los servicios posventa, entre otras, le permitirá a la empresa constructora conocer con detalle a sus mejores aliados.

La evaluación reflexiva de los proveedores permite desplegar planes de mejora continua para el desarrollo de éstos como aliados estratégicos. Asimismo, dicho análisis evidenciará con qué proveedores es posible atender sus proyectos y con cuáles no.

Finalmente, es recomendable que las evaluaciones queden debidamente documentadas y registradas en los sistemas de información de la empresa para garantizar la continuidad y la gestión del conocimiento a través de los años.

5. Apoye el seguimiento con tecnología

Implementar sistemas de seguimiento y monitoreo a las compras permite eliminar una cantidad de procesos manuales, reduciendo el tiempo operativo de los ejecutivos de compras y liberando tiempo para ejecutar tareas estratégicas de investigación.

De la misma manera, monitorear las compras desde un sistema tecnológico tiene otros beneficios como:

  1. Garantizar la trazabilidad de las decisiones.
  2. Estandarizar cuadros, procesos y procedimientos.
  3. Monitorear la gestión y ejecución en tiempo real.

Malas costumbres

Así como existen organizaciones que aplican buenas prácticas, también se encontraron empresas donde existen “malas costumbres”, las cuales hacen parte de la rutina en los procesos de compras y contrataciones. Aquí, algunas de ellas:

  1. Poca innovación y organización en los procesos: si las cosas se llevan haciendo de la misma manera por años, entonces, ¿para qué cambiar? Nos encontramos algunas organizaciones con este pensamiento y la respuesta es simple: porque hoy en día existen mejores maneras de hacer las cosas.
  2. Procesos hechos manualmente: no es un secreto para nadie que el sector de la construcción es uno de los menos digitalizados. ¿Enviar una propuesta por una plataforma? ¡Ni hablar! La quiero en un sobre de manila el viernes a las 4:00pm.
  3. Baja estandarización y uniformidad en los criterios: cuando se revisan los cuadros comparativos, no se aseguran de que se estén comparando productos que tienen las mismas características, es decir, están comparando peras con manzanas. Así es muy difícil tomar buenas decisiones.

Cumplir el presupuesto y el cronograma de obra no es una tarea fácil. Sin embargo, desechando las malas costumbres y aplicando las buenas prácticas mencionadas, estaremos más cerca de lograrlo. Lo anterior es muy importante, no solo porque permite que la obra y la constructora estén “saludables”, sino porque permite que toda la cadena (fabricantes, contratistas, usuarios finales, etc.), lo estén.

Para ejemplificar lo anterior, en otro artículo analizamos más a profundidad el impacto que tienen los retrasos y sobrecostos en las obras en los proveedores.

Author

Daniela es una apasionada por los clientes, y siempre está en la búsqueda de nuevas formas de crear valor y aumentar su satisfacción. En su tiempo libre, Daniela disfruta de un buen libro o una conversación que contribuya a adquirir nuevo conocimiento. Amante del mundo y los viajes.

Escribir un comentario